PC-KÄYTTÄJÄT RY. REKISTERISELOSTE JA TIETOTURVASELOSTE
PL 494
00101 HELSINKI
Y-tunnus 1879448-6 24.5.2018
PCUF:N KÄYTTÄJÄTIETOKANNAN REKISTERI- JA TIETOTURVASELOSTE
1. Määritelmät. Tässä rekisteriselosteessa tarkoitetaan:
1) yhdistyksellä PC-Käyttäjät-nimistä rekisteröityä yhdistystä
2) PCUF:llä yhdistyksen ylläpitämää julkista tietojärjestelmää, joka tarjoaa
käyttäjilleen erilaisia palveluita
3) käyttäjätietokannalla tässä selosteessa kuvattua henkilörekisteriä
4) käyttäjällä henkilöä, jolle on myönnetty PCUF:n käyttöoikeus
5) jäsenellä yhdistyksen jäsentä
6) ylläpitäjällä yhdistyksen valitsemaa henkilöä, joka huolehtii PCUF:ssä
tarpeelliseksi havaittujen muutosten tai korjausten tekemisestä.
Ylläpitäjäksi on vuonna 1987 valittu Jari Nopanen, sähköposti jnopanen@pcuf.fi.
Ylläpitäjä toimii myös rekisterin yhteyshenkilönä.
2. Rekisterinpitäjä. Käyttäjätietokannan rekisterinpitäjänä toimii yhdistys.
3. Pitämisen peruste ja käyttötarkoitus. Käyttäjätietokantaa käytetään
käyttäjien tunnistamiseen ja erottamiseen toisistaan, osoitelähteenä
tiedotuksia postitettaessa ja uusien jäsenten hankintakirjeissä.
Lisäksi käyttäjätietokannan tietoja voidaan käyttää tilastointiin
ja tieteelliseen tutkimukseen.
4. Sisältö ja tietotyypit. Käyttäjätietokanta sisältää
luettelon henkilöistä, jotka ovat oikeutettuja PCUF:n käyttöön.
Käyttäjätietokantaan voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
1) käyttäjätunnus
- PCUF:ssä käytettävä yksiselitteinen käyttäjän itse valitsema
julkinen tunniste, jolla käyttäjät erotetaan toisistaan ja jolla käyttäjään
voidaan viitata
2) tunnussana
- sisäänkirjauksen yhteydessä annettava merkkijono, jolla
varmennetaan käyttäjän tunnistus; käyttäjätietokantaan
tunnussana tallennetaan salakirjoitetussa muodossa
3) nimi
- käyttäjän etu- ja sukunimi taikka vakiintunut kutsumanimi ja sukunimi
sekä oikeushenkilön osalta sen rekisteröity nimi
4) syntymäaika
- käyttäjän syntymäpäivä ja oikeushenkilön osalta perustamispäivä
5) osoite ja puhelinnumero
- käyttäjän ilmoittama postiosoite
6) jäsenyystieto ja jäsennumero
- merkintä siitä onko käyttäjä yhdistyksen jäsen
7) rekisteröitymisajankohta ja tiedot yhteydenotoista
- päivämäärä ja kellonaika, jolloin käyttäjä on anonut PCUF:n
käyttöoikeutta
- viimeisimmän yhteydenoton ajankohta sekä yhteydenottokertojen lukumäärä
8) muita käyttäjän asemaan ja oikeustasoon sekä PCUF:n sisäiseen käyttöön
liittyviä tietoja, jotka eivät ole henkilötietoja
5. Säännönmukaiset tietolähteet. Käyttäjätietokannan henkilötiedot kerätään
käyttäjiltä heidän anoessaan PCUF:n käyttöoikeutta. Käyttäjä voivat
ilmoittaa muuttuneista tiedoista sähköpostitse ylläpitäjälle,
kirjallisesti yhdistykselle tai suullisesti yhdistyksen kokouksessa
pöytäkirjaan merkittäväksi.
6. Yhteysvaatimuksen täyttyminen. Käyttäjätietokantaan voidaan tallettaa
henkilötietoja vain käyttäjistä ja jäsenistä.
7. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden laajennus. Laissa säädettyjen
tarkastusmahdollisuuksien lisäksi käyttäjällä on oikeus saada tietoonsa
häntä itseään koskevat käyttäjätietokantaan tallennetut tiedot PCUF:n
check-toiminnolla. Rekisterinpitäjä ei peri check-toiminnon käyttämisestä
korvausta. Käyttäjän pyytämät muutokset tehdään käyttäjätietokantaan
viivyttelemättä.
8. Tietojen tarpeellisuus. Kohdassa 4 määriteltyjen alakohtien
1-5 tietoja tarvitaan käyttäjien tunnistamiseen ja erottamiseen toisistaan.
Yhteystiedot ovat välttämättömiä lähetettäessä käyttäjälle postitse tai muulla
tavoin PCUF:ää koskevia tiedotteita. Lisäksi nämä tiedot helpottavat tietojen
oikeellisuden valvontaa ja siten edistävät hyvää rekisteritapaa. Alakohdan 6
tietoa käytetään vain jäsnenille tarkoitettujen palveluiden kohdistamiseen.
Alakohdan 7 pääasiallinen käyttötarkoitus on tilastointi. Alakohta 8 on tarpeen
määriteltäessä käyttäjän oikeustasoa.
9. Tietojen säännönmukaiset luovutustiet. Käyttäjätietokannasta voidaan
luovuttaa henkilön nimitieto toiselle PCUF-järjestelmän käyttäjälle käyttäjä-
tunnusken perusteella. Henkilön nimi näkyy muille järjestelmän käyttäjille myös
hänen julkaisemiensa artikkelien yhteydessä. Tietoja voidaan luovuttaa myös
yhdistyksen hallitukselle ja hallituksen valisemille järestelmän ylläpitäjille.
Yhdistys ei luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai talousalueen ulkopuolelle.
Myös EU:n ulkopuolelta kirjautuvat käyttäjät näkevät henkilön nimitiedon.
10 Henkilötietojen suojaaminen. Henkilörekisteri on tallennettu vain sähköisesti ja
on suojattu teknisin keinoin hyödyntäen mm. palomuureja, salasanoja ja salakirjoi-
tusta. Tietoja pääsevät käsittelemään vain yhdistyksen hallituksen nimeämät
vastuuhenkilöt, jotka ovat perehtyneet tietosuoja-asetukseen. Nimitieto on kaikkien
järjestelmän käyttäjien nähtävillä. Tietojärjestelmää säilytetään lukitussa tilassa,
johon pääsy on vain järjestelmän ylläpitäjällä. Myös varmuuskopiot säilytetään
lukitussa tilassa johon pääsy on vain ylläpitäjällä.
11. Tarpeettomien tietojen poistaminen. Kaikki käyttäjää koskevat tiedot
poistetaan käyttäjätietokannasta viimeistään kahden vuoden kuluessa mikäli
käyttäjä ei tänä aikana ole ollut kertaakaan yhteydessä PCUF:ään. Mikäli
käyttäjä pyytää tietojensa poistamista, ne poistetaan viivyttelemättä.
12. Tietosuojaselosteen muuttuessa asiasta ilmoitetaan yhdistyksen verkkosivulla
www.pcuf.fi.
13. Tietosuojaselosteen ja rekisteriselosteen saatavuus. Selosteteen ovat saatavilla
www.pcuf.fi-sivustolla, yhdistyksen hallitukselta ja järjestelmän ylläpidolta.
